Aktuell

21. September 2010

Inhaltsverzeichnis im Kopf eines Newsletters

Besonders wenn ein langes Mailing in verschiedene Artikel unterteilt ist, kann es für die Abonnenten nützlich sein, einen Überblick über selbige zu erhalten. Dazu bringen viele Versender nach Begrüßung und ggfs. kurzem Editorial ein Inhaltsverzeichnis im Kopfbereich der E-Mail unter. In diesem werden die Überschriften der Artikel aufgeführt und verlinkt. Durch einfaches Anklicken kann der Leser dann zu vordefinierten Ankerpunkten springen und landet so ohne lästiges Scrollen direkt bei dem für ihn relevanten Inhalt.

In diesem Tutorial zeigen wir in drei einfachen Schritten den Weg zum funktionsfähigen Inhaltsverzeichnis. Das obige Beispiel zeigt das fertige Resultat im WYSIWYG-Editor des sitepackage:// Newsletter-Systems. Aber der Reihe nach.

1. Ankerpunkte setzen

Es empfiehlt sich, zuerst alle Artikel der Newsletter-Ausgabe fertig auszuformulieren und vor allem zu korrigieren, bevor man damit beginnt, das Inhaltsverzeichnis aufzusetzen. Durch nachträgliche Änderungen an Überschriften und eine andere Reihenfolge entstehen Zusatzaufwand und potenzielle Fehlerquellen.

Wenn die inhaltlichen Arbeiten abgeschlossen sind, setzt man vor jeden Artikel einen benannten Anker. Dazu positioniert man den Cursor vor den ersten Buchstaben der Überschrift und klickt auf das Ankersymbol in der Funktionsleiste des Editors. Im erscheinenden Dialog vergibt man dann entweder einen sprechenden Namen oder eine fortlaufende Nummer. Der Name sollte in Kleinbuchstaben, ohne Leer- oder Sonderzeichen geschrieben werden und nicht mit einer Ziffer beginnen.

So arbeitet man sich durch die Newsletter-Ausgabe und fügt zu allen Artikeln benannte Ankerpunkte ein. Wichtig ist, dass jeder Name nur einmal vergeben wird. Am Schluss sollte daher vor jeder Überschrift ein entsprechendes Symbol stehen. Keine Angst, sie werden später im Newsletter nicht mit ausgegeben. Ankerpunkte sind für die Newsletter-Empfänger unsichtbar.

2. Geordnete Liste erstellen

Sind alle Artikel durch Ankerpunkte ansteuerbar, beginnt die Erstellung des eigentlichen Inhaltsverzeichnisses. Am besten platziert man dieses im Inhalt der E-Mail möglichst weit oben und verwendet eine sortierte Liste. Sie liefert gleich die passende Nummerierung mit. Dazu klickt man auf das rechte Listensymbol in der Funktionsleiste des Editors. Natürlich funktioniert das ganze auch mit einer unsortierten Liste und ihren typischen Aufzählungspunkten.

Die Liste wird mit den Überschriften der Artikel gefüllt - und zwar idealerweise in der gleichen Reihenfolge. Die Formulierungen im Inhaltsverzeichnis müssen nicht vollständig identisch sein, sollten aber das Thema möglichst exakt treffen und natürlich ein gewisses Interesse wecken.

3. Listenpunkte verlinken

Im letzten Arbeitsschritt werden die Listeneinträge des Inhaltsverzeichnisses mit den Ankerpunkten verlinkt. Dazu markiert man die entsprechende Zeile vollständig und klickt auf das Kettensymbol in der Funktionsleiste. Im Dialog zum Einfügen eines Links müssen dann im Feld Adresse zuerst das Rautenzeichen - auch Gatter oder Hash genannt - und direkt dahinter der Name des anzuspringenden Ankerpunkts geschrieben werden.

Die Auswahlliste Fenster sollte auf unbestimmt eingestellt bleiben. Auf Wunsch kann ein zusätzlicher Titel für den Link in das entsprechende Feld eingegeben werden. Dieser erscheint dann als Hinweis beim Überfahren des Links mit der Maus.

Nacheinander werden alle Punkte in der Liste mit den korrespondieren Ankerpunkten der Artikel verlinkt und fertig ist das Inhaltsverzeichnis. Nach dem Abspeichern ist es ratsam, die Funktionsfähigkeit der Links in der Newsletter-Vorschau sowie über einen Testversand auszuprobieren. Allzu leicht unterlaufen Tippfehler, die eine Verlinkung untauglich machen können.

Wenn alles passt, kann der Newsletter raus gehen. Ihre Abonnenten werden sich über den zusätzlichen Komfort freuen.


15. September 2010

Anhang-Erinnerung in Thunderbird

Thunderbird ist ein Open Source E-Mail-Client, der leider immer noch ein gewisses Schattendasein fristet. Dabei kann es die leistungsfähige Anwendung aus dem Hause Mozilla mittlerweile durchaus mit dem Klassenprimus Microsoft Outlook aufnehmen. Thunderbird besticht durch eine komfortable Benutzeroberfläche ohne viel Schnickschnack und lässt sich hervorragend mit sogenannten Add-ons erweitern. Zum Beispiel steht mit Lightning bzw. Sunbird ein solides Kalendermodul zur Verfügung.

Eine wirklich praktische neue Funktion haben die Entwickler mit der Version 3 eingeführt - und zwar die Anhang-Erinnerung. Sie arbeitet ähnlich wie eine Rechtschreibprüfung und analysiert den Text während des Verfassens einer E-Mail auf bestimmt Schlüsselwörter.

Deutet etwas darauf hin, dass man beabsichtigt einen Anhang zu verschicken, erinnert die Funktion am unteren Rand des Nachrichtenfensters daran und bietet gleich eine entsprechende Schaltfläche dazu an, um die gewünschte Datei zu selektieren.

Erinnerung optimieren

Die mitgelieferten Schlüsselwörter in der deutschen Version sind leider etwas knapp ausgefallen. Wir empfehlen, die Anhang-Erinnerung ein bisschen aufzurüsten. Und das funktioniert folgendermaßen.

Gehen Sie in die Einstellungen im Menüpunkt Extras. Dort wechseln Sie in den Bereich Verfassen und befinden sich dann im Reiter Allgemein. Das Kontrollkästchen bei der Option Auf fehlende Anhänge prüfen sollte aktiv sein. Klicken Sie dahinter auf die Schaltfläche Schlüsselwörter. Im folgenden Dialog können die Begriffe verwaltet werden, auf die die Anhang-Erinnerung reagieren soll.

Zu den bereits bestehenden sollte man noch folgende ergänzen:

  • anbei
  • angefügt
  • Anlage
  • anliegend
  • beigefügt
  • beiliegend
  • Dateianlage
  • PDF

18. Juli 2010

Weiterempfehlung mit SWYN-Links in E-Mails

Wie kann man in Newslettern das virale Marketingpotenzial Sozialer Netzwerke nutzen? Eine Methode zur Weiterverbreitung von Inhalten sind SWYN-Links (Share With Your Network), auch als Share-to-Social-Funktion bezeichnet.

Zum vollständigen Artikel


16. Juli 2010

Besonders bei Online-Shops sind Produktfotos unerlässlich. Ein weiterer häufiger Anwendungsfall sind sogenannte Störer oder Buttons mit einer Handlungsaufforderung (Call to action), zum Beispiel für die Anmeldung zu einer Veranstaltung oder einen Download.

Im sitepackage:// Newsletter-System lassen sich Bilder über den WYSIWYG-Editor einfügen, ausrichten und verlinken. Daneben gibt es die Möglichkeit, feste Bildplatzhalter zu befüllen, wenn diese in eine Vorlage eingearbeitet worden sind.

Um Bildmaterial optimal in einen Newsletter zu integrieren, führen Sie einfach die nun folgenden Schritte durch.

Vorbereitung

Bereiten Sie die Bilder zuerst mit einer entspechenden Grafiksoftware vor, z.B. dem Profiwerkzeug Adobe Photoshop. Weitere geeignete und teilweise kostenlose Programme finden Sie aber auch in unserer Linkliste zur Bildbearbeitung.

Bei der Erstellung von Bilddateien gibt es einiges zu beachten:

  • Einstellung des RGB-Farbmodus. Wandeln Sie eventuelle CMYK-Druckdateien entsprechend um.
  • Nutzen Sie webtaugliche Formate und achten Sie auf möglichst geringe Dateigrößen.
  • JPEGs sollten für Fotos und komplexe Grafiken zum Einsatz kommen, besonders wenn viele unterschiedliche Farben enthalten sind.
  • GIFs eignen sich für Schriftzüge, Logos und Grafiken mit einheitlichen Farbflächen sowie geringer Farbtiefe (maximal 256 Farben).
  • Animierte Bilder sollten als Animated GIFs gespeichert werden. Flash wird von den meisten E-Mail-Programmen nicht unterstützt.
  • PNGs sind aufgrund mangelnder Unterstützung durch einige E-Mail-Clients gegebenenfalls problematisch.
  • Beschneiden und reduzieren Sie Bilder immer auf dasjenige Endformat, das in Ihrem Newsletter zum Einsatz kommt. Das Verkleinern im WYSIWYG-Editor reduziert nur die Darstellungsgröße, aber nicht die tatsächlichen Abmessungen der Bilddatei. Außerdem leidet die Bildqualität eventuell darunter.

Einfügen

Um ein Bild an einer bestimmten Stelle im Newsletter einzufügen, gehen Sie mit dem Cursor an die jeweilige Position. Klicken Sie dann auf das Bildsymbol in der Funktionsleiste des Editors. Der Dialog Bild einfügen/bearbeiten öffnet sich.

Definieren Sie nun die Adresse (URL), an der sich die gewünschte Bilddatei befindet. Dabei haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Bild aus dem Web

Tragen Sie die absolute URL ein, unter der sich das Bild bereits im Netz befindet, z.B. auf Ihrer eigenen Website. Entscheidend ist, dass die Datei dort dauerhaft erreichbar ist.

2. Bild aus der Medienbibliothek

Verwenden Sie ein Bild aus der sitepackage:// Medienbibliothek, wenn es schon dorthin hochgeladen worden ist. Klicken Sie dazu auf das Symbol Durchsuchen hinter dem Eingabefeld für die Adresse. In dem erscheinenden Dialog lässt sich dann das gewünschte Bild auffinden, indem man entweder in das jeweilige Verzeichnis (Ordner) wechselt, nach einem Dateinamen sucht oder einfach durch die Seiten blättert.

Klicken Sie auf das Bild und anschließend auf die Schaltfläche Einfügen. Im Adressfeld wird dann automatisch die richtige URL eingetragen.

3. Lokales Bild hochladen

Falls sich das Bild noch auf Ihrem lokalen Rechner befindet, kann es über den Dialog in die Medienbibliothek hochgeladen und danach eingefügt werden. Klicken Sie dazu ebenfalls auf das Symbol Durchsuchen und wechseln dann in den Reiter Datei hochladen.

Hier entscheiden Sie, in welchem Verzeichnis (Ordner) der Medienbibliothek das neue Bild abgelegt werden soll. Über die Schaltfläche Durchsuchen können Sie dann bestimmen, welche Datei von Ihrer Festplatte hochgeladen wird.

Durch Hochladen übertragen Sie das Bild auf den sitepackage:// Server. Wenn Sie direkt nach dem erfolgreichen Upload des Bildes Einfügen anklicken wird dessen Adresse ins dafür vorgesehen Feld übernommern.

Ausrichten

Wenn die Adresse eines Bildes angegeben worden ist, lassen sich noch einige zusätzlich Eigenschaften festlegen. Beispielsweise können Sie einen Alternativtext angeben. Dieser erscheint, wenn im E-Mail-Programm des Empfängers die Anzeige von Bildern blockiert wird. Ein Alternativtext macht jedoch nicht in allen Fällen Sinn. Entscheiden Sie von Fall zu Fall, ob sie diesen nutzen möchten.

Wollen Sie das Bild in einer bestimmten Weise zum Fließtext ausrichten, so können Sie dies über die entsprechende Auswahlliste einstellen. Normalerweise werden Bilder dabei wie Zeichen innerhalb des Textes behandelt. Sie entscheiden dabei, ob sich die Zeile oben, mittig oder unten am Bild fortsetzt. Soll der Text das Bild jedoch umfließen, so können Sie dies mit den Optionen Links bzw. Rechts erreichen.

Weitere Einstellmöglichkeiten sind die Ausmaße, ein Rahmen und vertikaler bzw. horizontaler Abstand des Bildes. Letzterer empfiehlt sich besonders bei Bildern, die vom Text umflossen werden. Haben Sie alle Eigenschaften des Bildes festgelegt, so können Sie es endgültig über die Schaltfläche Einfügen im Text platzieren.

Bearbeiten

Ein bereits eingefügtes Bild kann natürlich jederzeit bearbeitet werden, zum Beispiel dann, wenn Sie dessen Ausrichtung oder Abstände verändern wollen. Klicken Sie dazu einfach auf das Bild, so dass es einen Markierungsrahmen mit Anfasserpunkten erhält und klicken dann erneut auf das Bildymbol in der Funktionsleiste.Der entsprechende Dialog erscheint wieder und zeigt Ihnen die aktuellen Eigenschaften des Bildes.

Die vorgenommen Änderungen werden dann auf das Bild übertragen, wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.

Verlinken

Oft ist es erforderlich, dass ein Bild auf eine weiterführende Seite verweist. Ebenso wie Texte können auch Bilder mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verlinkt werden. Klicken Sie dazu erst auf das gewünschte Bild, so dass wieder ein Markierungsrahmen mit Anfassern erscheint, und anschließend auf das Kettensymbol mit der Bezeichnung Link einfügen/verändern.

Im erscheinenden Dialog lassen sich folgende Einstellungen vornehmen.

  • Die Adresse (URL) einer Seite, auf die verlinkt werden soll
  • Oder ein Eintrag aus der Liste für SWYN-Links (Share With Your Network)
  • Das Fenster, in dem sich der Link öffnet (selbes oder neues)
  • Ein Titel, der erscheint, wenn man mit der Maus über den Link fährt
  • Eine CSS-Klasse zur Formatierung mit einem bestimmten Stil

Alternativ können Sie natürlich auch einen Link auf ein weiteres Bild setzen, das sich in der Medienbibliothek von sitepackage:// befindet, zum Beispiel auf die vergrößerte Version eines Fotos. Klicken Sie dazu auf das Symbol Durchsuchen hinter dem Adressfeld und wählen die gewünschte Datei aus.

Link entfernen

Um einen Link wieder zu entfernen, löschen Sie einfach die eingetragene URL aus dem Adressfeld.


12. Juli 2010

Signatur bzw. Briefpapier mit Outlook Express

Mit HTML und Stylesheets lassen sich ansprechende E-Mail-Signaturen gestalten. Aber wie muss das E-Mail-Programm Outlook Express eingestellt werden, damit die Signatur beim Erstellen von E-Mails auch fehlerfrei erscheint?

Zum vollständigen Artikel


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